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Política de tratamiento de datos personales de Colegio Digital (proveedor)
Borrador en revisión jurídica. Este documento todavía no está vigente. Los datos resaltados se completan antes de publicarlo.
‹Razón social del proveedor› · NIT ‹NIT› · Versión ‹N› · Vigente desde ‹fecha›
1. Quiénes somos y en qué calidad tratamos datos
| Dato | Valor |
|---|---|
| Razón social | ‹razón social› |
| NIT | ‹NIT› |
| Domicilio | ‹dirección, municipio› |
| Correo para datos personales | datos@colegiodigital.co ‹confirmar› |
| Correo de seguridad | seguridad@colegiodigital.co ‹confirmar› |
| Sitio | https://colegiodigital.co |
Colegio Digital trata datos personales en dos calidades distintas:
| Calidad | De quién | Qué datos |
|---|---|---|
| Encargado (Ley 1581, art. 3, lit. d) | Estudiantes, acudientes y personal de cada colegio cliente | Todo lo que el colegio registra en la plataforma. El colegio es el responsable: decide para qué y cómo. |
| Responsable (art. 3, lit. e) | Los representantes y contactos de los colegios clientes, el personal y los contratistas del proveedor, y quienes nos escriben | Nombre, cargo, correo, teléfono, datos de facturación y de la cuenta en la consola |
Esta política cubre las dos calidades. Para los datos de estudiantes y familias, la política que rige es la del colegio. Esta política explica cómo los protegemos como encargados.
2. Como encargado: cómo tratamos los datos de los colegios
- Solo por instrucción del colegio. Tratamos los datos solo para prestar la plataforma, hacer respaldos, fabricar los paquetes que el colegio pida, enviar los mensajes que el colegio programe y atender incidentes. Todo esto está en el contrato de transmisión que firmamos con cada colegio (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2).
- Nunca para fines propios. No usamos los datos de los colegios para publicidad, perfiles, venta, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Acceso mínimo:
- nuestra consola recibe de cada colegio solo cifras agregadas y firmadas, sin nombres ni datos personales;
- como administradores de la infraestructura, podemos técnicamente acceder a las bases y respaldos, y lo hacemos solo para restaurar, atender un incidente o cumplir una instrucción escrita del colegio, dejando constancia.
- Seguridad. Aplicamos las medidas del documento 12 y del Anexo 2 del contrato de transmisión:
- cifrado de lo sensible;
- segundo factor;
- registro y sello de accesos;
- respaldos cifrados con prueba de restauración.
- Subencargados. Cloudflare, Inc. (alojamiento, en Estados Unidos) y GitHub, Inc. (ejecución de tareas de operación). Si el colegio contrata la mensajería, también Meta (WhatsApp) y ‹Hablame› (SMS). Cada colegio conoce y autoriza la lista.
- Derechos de los titulares. Si un estudiante, acudiente o docente nos escribe, trasladamos su solicitud al colegio en máximo 2 días hábiles y le avisamos. Apoyamos al colegio para que responda dentro de los plazos de ley.
- Incidentes. Avisamos al colegio sin demora y le entregamos lo que necesite para su reporte a la SIC.
- Al terminar el servicio:
- entregamos al colegio un paquete de salida con todos sus datos;
- conservamos la base 6 meses después del acuse;
- después la suprimimos, con acta.
3. Como responsable: los datos de nuestros clientes y contactos
Finalidades
- Celebrar y ejecutar los contratos con los colegios.
- Facturar.
- Dar soporte.
- Enviar avisos del servicio, como mantenimientos, versiones e incidentes.
- Administrar las cuentas de la consola y su seguridad, con segundo factor obligatorio.
- Atender a quien nos escriba.
- Responder, con el asistente de la página, las preguntas sobre Colegio Digital.
- Agendar y realizar las demostraciones.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
Autorización
- Se pide al recoger los datos: formulario, contrato o cuenta en la consola.
- Los datos del personal se tratan según su vinculación.
- Los avisos del servicio no requieren autorización adicional porque ejecutan el contrato. Cualquier comunicación comercial se enviaría solo con autorización.
Asistente y agenda de la página
- Asistente. El chat de colegiodigital.co responde con la información publicada en la página. Los mensajes se envían a Anthropic, PBC, que los procesa como encargado para generar la respuesta y los conserva por el tiempo limitado que fijan sus condiciones. Colegio Digital no los guarda. Pedimos no escribir datos personales ni de estudiantes.
- Agenda. El calendario de Cal.com, Inc. se muestra dentro de la página solo cuando la persona pulsa «Ver horarios disponibles»; antes, la página no carga nada de Cal.com. Al abrirlo, Cal.com guarda en el navegador una cookie técnica de seguridad de su proveedor Cloudflare, que dura 30 minutos, y un identificador para apartar el horario elegido. Para agendar, la persona escribe su nombre, su correo y los datos que pida el formulario de Cal.com, que los trata como encargado para crear la cita. La cita también queda en el calendario de Colegio Digital en Google LLC. La demostración es por Cal Video, la videollamada de Cal.com.
Derechos
Los de la Ley 1581, art. 8. Se ejercen en datos@colegiodigital.co:
- consultas: 10 días hábiles, prorrogables 5;
- reclamos: 15 días hábiles, prorrogables 8.
Conservación
Mientras dure la relación y luego por los plazos legales, contables y tributarios.
4. Datos fuera de Colombia
Los datos se alojan en Cloudflare, Inc., en Estados Unidos, país que figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los mensajes del asistente los procesa Anthropic, PBC, y las citas de demostración, Cal.com, Inc. y Google LLC, todos en Estados Unidos.
5. Vigencia
- Esta política rige desde ‹fecha›.
- Los cambios se publican en https://colegiodigital.co y se avisan a los colegios clientes.